Notification concernant le Traitement de Données à caractère personnel des candidats
Lorsque vous postulez pour un poste chez Vias institute, vous nous transmettez des données personnelles que nous traitons en conformité avec la législation applicable. Au sein de Vias institute, nous mettons un point d’honneur à mener nos activités et projets de manière intègre. L’intégrité de nos candidats, nos travailleurs et de ceux avec qui nous avons des relations commerciales est essentielle à notre succès et à notre réputation.
Vous trouverez ci-dessous plus d’informations sur la manière dont nous traitons vos données personnelles
1. Qui est le responsable du traitement ?
"Vias institute, Société coopérative agréée comme entreprise sociale", ayant son siège social à Chaussée de Haecht 1405, 1130 Bruxelles et inscrite à la BCE sous le numéro 0432.570.411 («Vias institute», «nous» ou «notre») est le responsable du traitement des données à caractère personnel (les «données») collectées et traitées dans le cadre de votre candidature.
2. Quelles catégories de données personnelles sont-elles traitées ?
Nous traitons ou sommes susceptibles de traiter les catégories suivantes de données à caractère personnel relatives aux candidats :
- les informations que vous nous communiquez lors de votre candidature, telle qu’une copie de votre lettre de motivation et/ou de votre CV ;
- les informations que vous nous transmettez lors de(s) (l’)entretien(s) ;
- les informations contenues dans votre CV
- les résultats des tests de connaissance, de langue, de compétence et/ou de personnalité auxquels vous avez été soumis dans le cadre du processus d’embauche ;
- les données d’identification comme votre nom et prénom, adresse, adresse e-mail, numéro de téléphone (privé/professionnel, y compris votre numéro de portable), numéro de sécurité sociale, et numéro de référence ;
- des caractéristiques personnelles telles que l’âge, le sexe, la date de naissance, le lieu de naissance, l’état civil et la nationalité ;
- les informations concernant votre précédent employeur ainsi que votre fonction/position ;
- les données d’identification produites par les autorités, telles que numéro de carte d’identité, le numéro de passeport, le numéro de permis de conduire, le numéro de pension, le numéro de plaque, etc. ;
- les informations concernant votre expérience professionnelle (y compris les informations obtenues auprès de personnes de référence lors du processus de sélection), votre formation (diplômes, résultats académiques, programmes de cours, etc.), et concernant vos connaissances linguistiques ;
- les données relatives à votre santé pour lesquelles vous avez donné votre autorisation ;
- le cas échéant, votre photo.
Nous ne traitons de données à caractère personnel sensibles que lorsque cela est nécessaire pour l’exécution des obligations relatives au droit du travail, notamment dans le cadre de la sécurité et de la santé au travail ou, lorsque cela est nécessaire et autorisé par la loi, moyennant votre consentement.
3. Pour quelles finalités vos données personnelles sont-elles traitées et sur quelle base légale ?
Nous traitons ou sommes susceptibles de traiter vos données à caractère personnel pour les finalités suivantes:
- la gestion des candidatures et l’organisation des rendez-vous ;
- l’évaluation des candidats dans le cadre du processus d’embauche ;
- les démarches utiles dans le cadre du processus d’embauche du candidat ;
- vous contacter pour une nouvelle position chez Vias institute ;
- la gestion des litiges et procédures judiciaires.
Ces traitements sont fondés sur notre intérêt légitime à identifier les personnes adéquates pour travailler au sein de notre entreprise et, en ce qui concerne la dernière finalité, notre intérêt légitime à défendre nos droits et intérêts.
4. Qui a accès à vos données ?
Seuls les travailleurs, collaborateurs, consultants et dirigeants de Vias institute impliqués dans le processus de recrutement et d’embauche ont accès à vos données à caractère personnel dans la mesure nécessaire aux finalités mentionnées ci-dessus.
Vos données ne seront pas transmises aux tiers. Si elles devaient l’être, le transfert n’aura pas lieu sans votre consentement ou sur une autre base légale, sauf si Vias institute y est légalement tenue soit sur la base d’une injonction judiciaire ou administrative, soit sur instruction d’une autorité ou instance compétente à cet égard.
5. Vos données sont-elles transférées en dehors de l’UE ?
Vos données personnelles ne sont pas transférées en dehors de l’UE.
6. Combien de temps vos données sont-elles conservées ?
Vias institute conserve les données collectées pour une durée de 1 an et, le cas échéant, pour une durée plus longue lorsque nous identifions la nécessité de le faire afin de défendre nos droits et intérêts dans le cadre d’une réclamation ou d’un litige.
7. Des processus de décisions automatiques sont-ils utilisés ?
Vias institue n’’utilise pas de processus de décisions automatiques.
8. Comment vos données sont-elles sécurisées ?
Vias institute prend les mesures techniques et organisationnelles raisonnables et appropriées pour assurer, à la lumière des risques potentiels, un niveau de sécurité approprié afin de maintenir l'intégrité, la confidentialité et la disponibilité de vos données.
9. Questions ?
En vertu du RGPD, vous avez :
- le droit de nous demander d'avoir accès, de rectifier ou d’effacer les données;
- le droit de nous demander de limiter le traitement qui vous concerne, ainsi que le droit de vous opposer à ce traitement;
- le droit de nous demander d'obtenir les données que vous nous avez fournies, dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, afin de les transmettre à un autre responsable du traitement (il s’agit du « droit à la portabilité des données»);
- le droit, en ce qui concerne les traitements qui seraient basés sur votre consentement, de retirer ce consentement à tout moment, sans que cela n’affecte la légalité du traitement sur la base du consentement avant son retrait;
- le droit de déposer une plainte auprès de l'autorité de surveillance.
Certains de ces droits ne peuvent être exercés que dans les conditions et limites fixées par le RGPD.
Pour toute question ou remarque que vous pourriez avoir concernant notre traitement de vos données personnelles, le DPO (“Data Protection Officer” ou “Délégué à la protection des données”) de Vias institute est joignable par courrier à l’adresse mentionnée ci-dessus ou par e-mail à l’adresse : dpo@vias.be.